La présente notice d’information décrit la façon dont nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel. La présente notice s’applique à l’ensemble des données à caractère personnel vous concernant que nous traitons lorsque vous passez commande, achetez ou utilisez nos produits et services, consultez nos sites internet, utilisez notre service client ou interagissez de quelque manière que ce soit avec Nikon.
Nikon respecte la vie privée de chacun et reconnaît que traiter les données à caractère personnel d’une façon à la fois légale et appropriée constitue une importante responsabilité sociale. Par ailleurs, Nikon déclare qu’elle s’efforcera de protéger ces données. La présente notice d’information fait partie intégrante de la Déclaration du Groupe Nikon sur la protection de la vie privée et s’applique à l’ensemble des données à caractère personnel que nous traitons concernant nos clients et fournisseurs potentiels, actuels et passés (ci-après « vous »), et l’utilisation que vous faites de nos produits et services, de notre site Internet consultable à l’adresse suivante http://www.nikon.fr et, plus généralement, de la manière dont vous faites affaire avec Nikon France. La présente notice d’information décrit la façon dont nous recueillons et utilisons vos données à caractère personnel. Nous vous encourageons donc à la lire attentivement.
1. À propos de nous
Nous sommes la société Nikon France SAS, 191 Rue du Marché Rollay, 94504 CHAMPIGNY-SUR-MARNE CEDEX, France. Nous sommes une société membre du Groupe Nikon. Nous sommes responsables de la collecte et de l’utilisation des données à caractère personnel vous concernant qui sont énumérées dans la présente note. Les références à « Nikon », « nous » et « notre/nos » dans le présent avis, font collectivement référence à Nikon France SAS.
Au sein du Groupe Nikon, nous avons défini nos responsabilités respectives par le biais d’un accord conclu entre nous, afin de respecter nos obligations au titre du traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de nos activités de traitement à l’échelle mondiale, en vertu de la législation applicable en matière de respect de la vie privée. En résumé, nous avons fait en sorte que si vous souhaitez exercer vos droits, tel que votre droit d’accès, de rectification, d’effacement ou de limitation, d’opposition ou de portabilité des données à caractère personnel, ou votre droit de retirer votre consentement, ou si vous avez des questions concernant le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter Nikon France SAS conformément à l’Article 9. Nikon France SAS, Nikon Europe B.V. et Nikon Corporation s’entraideront, le cas échéant, pour veiller à ce que vous puissiez exercer vos droits et que vos questions soient traitées.
2. Les données à caractère personnel que nous collectons et la manière dont nous les utilisons
Les traitements de vos données à caractère personnel que nous réalisons et les finalités de ces traitements sont détaillés dans l’Aperçu des activités de traitement de Nikon France dans l’Annexe ci-dessous. Pour résumer, nous utilisons plusieurs systèmes pour vous proposer des produits et vous fournir des services. Par exemple, Nikon propose les produits et fournit les services suivants : Nikon Store, Nikon Club, Nikon Pro, Nikon Plaza, Nikon School, Festival du Film de Nikon, Nikon Newsletters, Nikon Promotions, Nikon services après-vente et assistance technique où vous pouvez enregistrer vos produits Nikon.
Fondement juridique
Nikon procède au traitement de vos données à caractère personnel afin de vous proposer nos produits et de vous fournir nos services, de nous conformer aux obligations légales qui sont les nôtres, ou si cela est nécessaire aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons ou de ceux d’un tiers, ou encore, sur la base de votre consentement.
Lorsque nous procédons au traitement de vos données à caractère personnel aux fins des intérêts légitimes que nous poursuivons ou de ceux d’un tiers, nous prendrons des mesures raisonnables pour ne pas vous causer de torts injustifiés. Nos intérêts légitimes sont, par exemple, notre volonté d’améliorer la fourniture de nos produits et services grâce à la conservation de vos coordonnées, la réduction de nos coûts ou l’amélioration de nos newsletters et de nos sites Internet en déterminant quelles parties de nos communications sont les plus pertinentes à vos yeux, ou pour sécuriser nos services et nos installations, telles que les finalités mentionnées en Annexe. Lorsque nous traitons vos données à caractère personnel pour nos intérêts légitimes ou les intérêts d’un tiers, vous avez le droit de vous y opposer à tout moment, pour des raisons tenant à votre situation particulière (cf. « Article 7. Vos droits » ci-dessous).
Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en suivant les instructions spécifiques au traitement auquel vous avez consenti en modifiant vos paramètres (si cela est possible) ou en nous contactant aux coordonnées figurant à « l’Article 9. Coordonnées concernant les demandes relatives aux Données à caractère personnel » ci-dessous.
Si nous traitons vos données à caractère personnel pour une finalité autre que celle pour laquelle nous les avons initialement obtenues (et que nous nous reposons sur un fondement juridique autre que le consentement ou le respect de nos obligations légales pour cette nouvelle finalité), nous déterminerons si ces finalités ultérieures sont compatibles avec celles pour lesquelles vos données à caractère personnel ont été collectées initialement. Des informations complémentaires sur cette analyse sont disponibles sur demande (cf. « Article 7. Vos droits » ci-dessous).
3. Méthode de collecte de vos données
Une grande partie des données à caractère personnel que nous traitons sont des données, qu’en toute connaissance de cause, vous nous transmettez, soit directement, soit par l’intermédiaire d’un tiers. Toutefois, dans certains cas, nous traitons des données personnelles que nous sommes en mesure de déduire grâce à d’autres données que vous nous avez transmises, qui proviennent d’interactions avec vous, ou que nous avons reçues d’une société du groupe ou d’une tierce partie, et dont vous êtes informé (voir également L’Article 4 « Partage d’information » et l’Annexe ci-dessous).
Si vous refusez de nous transmettre des données à caractère personnel dont nous avons besoin pour l’exécution d’un contrat ou pour respecter une obligation légale, il est possible que nous ne puissions pas vous fournir tout ou partie des services que vous nous avez demandés.
4. Partage d’informations
Nous procéderons localement au traitement de certaines de vos données à caractère personnel. Toutefois, Nikon est une multinationale et nos activités commerciales sont, en grande partie, également menées (et les gains de productivité atteints) en traitant ou en regroupant des données vous concernant dans des bases de données et des systèmes spécifiques ou centralisés situés dans des installations sécurisées dédiées implantées dans le monde entier. En conséquence, vos données sont susceptibles d’être partagées avec d’autres membres du Groupe Nikon. Toutefois, chaque société du Groupe Nikon et l’ensemble des systèmes et bases de données utilisés ne collecteront, recevront, utiliseront, partageront ou, de quelque manière que ce soit, ne traiteront ces données à caractère personnel que conformément aux lois en vigueur, à la présente notice d’information et à la Déclaration du Groupe Nikon sur la protection de la vie privée. De plus, en interne, nous avons mis en place une politique d’accès strict en matière de traitement des données à caractère personnel. Seul un petit groupe de membres habilités du personnel de Nikon peut avoir accès à vos données à caractère personnel, à condition d’avoir besoin d’en connaître.
Par principe, nous ne partageons pas vos données à caractère personnel avec qui que ce soit en dehors du Groupe Nikon. Toutefois, nous sommes susceptibles de les partager avec des tierces parties de confiance qui exercent des fonctions commerciales pour notre compte ou nous fournissent des services. Ces tierces parties devront protéger vos données à caractère personnel de manière appropriée, conformément à des dispositions contractuelles respectant les exigences imposées par les législations en vigueur dans ce domaine. Vos données à caractère personnel peuvent également être partagées dans le cadre d’enquêtes (par exemple pour empêcher un crime ou une fraude, ou pour nous conformer à une décision de justice ou à la loi).
5. Mesures de sécurité et conservation des données
Nikon sécurisera vos données à caractère personnel dans le respect de nos politiques de sécurité et politiques informatiques afin qu’elles soient protégées contre toute utilisation non autorisée, tout accès non autorisé et contre toute perte, destruction ou modification illicite. Vos données à caractère personnel ne seront pas conservées pendant une durée excédant celle nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été obtenues, y compris pour respecter des obligations légales et fiscales et pour la résolution de litiges. Nous avons détaillé les durées de conservation dans l’Aperçu des activités de traitement de Nikon France en Annexe ci-dessous.
6. Transferts internationaux de données à caractère personnel
Du fait du caractère international de notre société, vos données à caractère personnel sont susceptibles d’être transférées à des sociétés du Groupe Nikon et à des tierces parties de confiance dans des pays n’appartenant pas à l’Espace Économique Européen et dont les lois sont susceptibles de ne pas offrir le même niveau de protection à vos données à caractère personnel. Si nécessaire, Nikon fera en sorte que des garanties appropriées soient fournies pour assurer le respect des exigences applicables aux transferts internationaux de données à caractère personnel, conformément à la loi. Ainsi, dans le cas de transferts de données hors de l’Espace Économique Européen, Nikon utilisera des mécanismes approuvés par la Commission, tels que la certification Privacy Shield ou les clauses contractuelles types issues de la Décision « Responsable du traitement (dans l’UE) à Responsable du traitement (hors UE/EEE) » 2004/915/CE (voir Article 46 du RGPD). Si vous souhaitez recevoir une copie de ces garanties, merci de nous contacter aux coordonnées figurant l’Article 9. « Coordonnées concernant les demandes relatives aux Données à caractère personnel » ci-dessous.
7. Vos droits
Vous pouvez nous contacter (cf. Article 9. « Coordonnées concernant les demandes relatives aux Données à caractère personnel » ci-dessous) pour exercer les droits qui vous sont conférés par la loi e matière de protection des données personnelles, et notamment (1) le droit d’accéder à vos données, (2) de les rectifier, (3) de les effacer ou de les supprimer, (4) de limiter le traitement de vos données, (5) le droit de recevoir un dossier contenant vos données à caractère personnel et (6) le droit de vous opposer au traitement, et si nous vous demandons votre consentement, de retirer ce consentement. Ces droits seront limités dans certaines situations. Nous refuserons, par exemple, votre demande d’accès, le cas échéant, pour protéger les droits et les libertés d’autres personnes physiques ou nous refuserons d’effacer ou de supprimer vos données à caractère personnel si leur traitement est nécessaire au respect d’obligations légales. Le droit à la portabilité des données, par exemple, ne s’applique pas si les données à caractère personnel n’ont pas été fournies par vous ou si nous ne traitons les données ni sur la base de votre consentement, ni pour l’exécution d’un contrat.
Si vous souhaitez exercer vos droits, merci de nous transmettre votre demande aux coordonnées figurant à l’Article 9 « Coordonnées de contact concernant vos demandes de renseignements sur le respect de la vie privée » ci-dessous. Veuillez noter que nous sommes susceptibles de vous demander des informations complémentaires pour confirmer votre identité. Vous avez également le droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), en sa qualité d’autorité de contrôle.
Vous pouvez également prendre contact avec nous si vous avez des questions, des remarques ou des réclamations concernant la présente notice d’information.
7.1. Droit d’accès
Vous pouvez nous demander si nous traitons ou non certaines de vos données à caractère personnel et, si tel est le cas, vous pouvez nous demander d’accéder à ces données en en obtenant une copie. Dans le cadre d’une telle demande d’accès, nous vous fournirons également des informations complémentaires, telles que les finalités du traitement, les catégories de données à caractère personnel concernées ainsi que toutes les autres informations nécessaires pour que vous puissiez exercer pleinement votre droit.
7.2. Droit de rectification
Vous avez le droit de demander que vos données soient rectifiées si elles sont inexactes ou incomplètes. À votre demande, nous corrigerons les données à caractère personnel inexactes vous concernant et, compte tenu des finalités du traitement, nous compléterons les données à caractère personnel incomplètes, ce qui peut entrainer la fourniture d’une notice complémentaire.
7.3. Droit à l’effacement
Vous avez également le droit de demander l’effacement de vos données à caractère personnel, ce qui signifie la suppression de vos données par nous-mêmes et, si possible, par tout autre responsable du traitement à qui vos données ont auparavant été rendues publiques par nous. L’effacement de vos données à caractère personnel n’intervient que dans certains cas prescrits par la loi et énumérés à l’article 17 du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Cela inclut les cas dans lesquels vos données à caractère personnel ne sont plus nécessaires au regard des finalités pour lesquelles elles ont été traitées, ainsi que les cas dans lesquels elles étaient traitées illicitement. En raison de la façon dont nous organisons certains services, l’effacement de vos données personnelles contenues dans des copies de sauvegarde peut nécessiter un certain délai.
7.4. Droit à la limitation de traitement
Vous avez le droit d’obtenir la limitation du traitement de vos données à caractère personnel, ce qui signifie que nous suspendons leur traitement pendant un certain temps. Ce droit peut naître dans des situations où l’exactitude de vos données à caractère personnel est contestée mais un certain temps nous est nécessaire pour vérifier leur (in)exactitude. Ce droit ne nous empêche pas de conserver vos données à caractère personnel. Nous vous informerons avant que la limitation ne soit levée.
7.5. Droit à la réception de votre dossier (portabilité des données)
Votre droit à la portabilité des données implique que vous pouvez nous demander de vous fournir vos données à caractère personnel dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine et que lesdites données soient transmises directement à un autre responsable du traitement, si cela est techniquement faisable. Sur demande et si cela est techniquement faisable, nous transmettrons vos données à caractère personnel directement à l’autre responsable du traitement.
7.6. Droit d’opposition
Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, ce qui signifie que vous pouvez nous demander de ne plus les traiter. Cela ne s’applique que dans le cas où le motif des « intérêts légitimes » (y compris le profilage) constitue la base juridique du traitement (cf. l’Article 2, paragraphe « Fondement juridique » ci-dessus).
À tout moment et sans frais, vous pouvez vous opposer à recevoir de la prospection (y compris le profilage dans la mesure où il est lié à une telle prospection) si vos données à caractère personnel sont traitées à ces fins. Si vous exercez ce droit, nous ne traiterons plus vos données à caractère personnel à ces fins.
8. Modification de la présente notice d’information
La présente notice d’information a été mise à jour le 23 mai 2018. Cette version remplace la précédente. Nous mettrons à jour la présente notice d’information de temps à autre et vous notifierons toute modification importante.
9. Coordonnées pour les demandes relatives aux données personnelles
NIKON FRANCE SAS
Département administratif et financier
191 Rue du Marché Rollay,
94504 CHAMPIGNY-SUR-MARNE CEDEX, France
Email: rm.FR@nikon.com
10. Annexe
APERÇU DES ACTIVITÉS DE TRAITEMENT DE NIKON FRANCE
| Opération de traitement | Catégories de données à caractère personnel | Catégories particulières de données à caractère personnel | Finalités | Destinataires | Durée de conservation | Autres explications et provenance des données à caractère personnel (le cas échéant) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Base de données clients de Nikon | Nom, adresse, code postal, pays, adresse électronique, numéro de téléphone, Informations produits | Non | Administration, Relation client, prospection : newsletters. | Personnel autorisé de Nikon et d’agence, Fournisseur IT tiers | Minimum 3 ans avec le consentement du client (opt-in) à compter de la date de la collecte. Maximum : Durée du traitement si cela prend plus de 3 ans. // Maximum 3 ans pour les consommateurs ayant retiré leur consentement (opt-out) | Enregistrement du client |
| Nikon Store | Nom, adresse, code postal, pays, adresse électronique, numéro de téléphone, produit acheté, numéro de TVA | Non | Administration, Relation client, Services de livraison afin de signer un contrat | Personnel autorisé de Nikon, Fournisseurs ERP | Obligation générale de conservation des comptes de la société, livres de comptes et registres, y compris les justificatifs : Minimum 10 ans | Enregistrement du client |
| Nikon CLUB et services de Nikon PRO | Nom, adresse, code postal, pays, adresse électronique, numéro de téléphone, photographies, cartes Nikon Pro le cas échéant, Produits Nikon détenus, intérêts photographiques, réseaux sociaux, site internet personnel | Non | Gestion de relation client, Nikon CLUB, Nikon PRO | Seulement le personnel autorisé de Nikon, de l’agence du site internet, du service d’hébergement | Minimum 3 ans avec le consentement du client (opt-in) à compter de la date de la collecte. Maximum : Durée du traitement si cela prend plus de 3 ans. // Maximum 3 ans pour les consommateurs ayant retiré leur consentement (opt-out) | Enregistrement du client |
| Concours au Festival du Film de NIKON | Nom, adresse, code postal, pays, adresse électronique, numéro de téléphone, courts-métrages en compétition, biographie de l’auteur, réseaux sociaux, site internet personnel | Non | Gestion des concours et des participants au Festival du Film de Nikon | Seulement les membres du personnel autorisés de Nikon, de l’agence de site internet, agence d’hébergement | Minimum 3 ans avec le consentement du client (opt-in) à compter de la date de la collecte. Maximum : Durée du traitement si cela prend plus de 3 ans. // Maximum 3 ans pour les consommateurs ayant retiré leur consentement (opt-out) | Enregistrement du client |
| Opérations promotionnelles de Nikon | Nom, adresse, code postal, pays, adresse électronique, produits Nikon détenus, données financières pour remboursements | Non | Traitement d’opérations promotionnelles (c’est-à-dire offres de remboursement différé) et éventuellement pour les clients « autorisation », prospection commerciale : adresses électroniques de Nikon (informations sur les produits, promotions, communautés, événements, etc.) | Personnel autorisé de Nikon, de l’agence en charge des activités promotionnelles en lien avec le traitement de transactions promotionnelles | Conservation par l’agence en charge des activités promotionnelles pour la durée de l’activité plus 1 an, les données peuvent être conservées par Nikon pendant 3 ans après le dernier contact avec la personne. | Enregistrement du client |
| Nikon Plaza | Nom, adresse, code postal, pays, email, numéro de téléphone, cartes NPS. | Non | Activités de vente au détail | Personnel Nikon autorisé, Agence Web, logiciel pour les activités de vente au détail et la gestion de caisse. | Obligation générale de conservation des comptes de la société, livres de comptes et registres, y compris les justificatifs : Minimum 10 ans | Enregistrement du client |
| Nikon SCHOOL | Nom, adresse, code postal, pays, adresse électronique, numéro de téléphone | Non | Gestion de la réservation de sessions de formation | Seulement le personnel autorisé de Nikon, de l’agence du site internet, Logiciel de gestion pour centres de formation | Obligation générale de conservation des comptes de la société, livres de comptes et registres, y compris les justificatifs : Minimum 10 ans | Enregistrement du client |
| Services après-vente | Nom, adresse, code postal, pays, adresse électronique, numéro de téléphone ; données financières dans SAP | Non | Signature du contrat de service après-vente. | Seulement les membres du personnel de Nikon et d’un réseau de sous-traitants dans le cadre de la signature du contrat de service après-vente Prestataire de services tiers (après-vente) | Obligation générale de conservation des comptes de la société, livres de comptes et registres, y compris les justificatifs : Minimum 10 ans | Saisies dans le système par le personnel de Nikon ou le réseau des sous-traitants. Saisie par le client lui-même sur un portail internet pour demander l’aide du service après-vente. |
| Assistance technique : Base de l’assistance de la force de vente | Nom, adresse, code postal, pays, adresse électronique, numéro de téléphone, produits Nikon détenus | Non | Demandes d’assistance technique ou d’informations sur les produits Nikon | Seulement les membres du personnel autorisés de Nikon, de l’agence de service client, Cloud de la Force de vente | Minimum 3 ans avec le consentement du client (opt-in) à compter de la date de la collecte. Maximum : Durée du traitement si cela prend plus de 3 ans. // Maximum 3 ans pour les consommateurs ayant retiré leur consentement (opt-out) | Par le portail internet, par téléphone ou par courrier électronique sur demande pour un soutien technique. |